Algemene voorwaarden

Algemene Voorwaarden & Klachten regelement Tandje erbij B.V.
1. Algemene bepalingen
1.1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle registratie- en deelnameovereenkomsten voor congressen georganiseerd door Tandje erbij B.V. , hierna te noemen 'de Organisator'. 

1.2. Deelnemers aan het congres zijn verplicht zich te houden aan deze algemene voorwaarden bij inschrijving en deelname aan het congres. 

2. Inschrijving en bevestiging
2.1. Deelname aan het congres kan alleen worden bevestigd nadat de inschrijving volledig is ingevuld en het volledige bedrag van de deelnamekosten is voldaan, tenzij anders overeengekomen. 

2.2. Na inschrijving en betaling ontvangt de deelnemer een bevestiging per e- mail, waarin de gegevens van de inschrijving en het te betalen bedrag worden vermeld. 

3. Betaling
3.1. De betaling voor deelname aan het congres dient direct bij inschrijving via de website te worden voldaan. Na succesvolle betaling ontvangt de deelnemer per e-mail een bevestiging en factuur.

3.2. Indien de betaling niet tijdig wordt ontvangen, behoudt de Organisator zich het recht voor de inschrijving te annuleren en de deelnameplaats aan iemand anders toe te wijzen. 

4. Annuleringsvoorwaarden
4.1. Na ontvangst van de aanmelding geldt er een wettelijke bedenktijd van veertien dagen. Binnen deze termijn kan de deelnemer de overeenkomst zonder opgaaf van redenen ontbinden. 

4.2. Annulering door de deelnemer dient altijd schriftelijk te geschiede.

4.3. Indien de deelnemer zich wil afmelden voor het congres, gelden de volgende annuleringsvoorwaarden:
- Tot 90 dagen voor het congres (voor 19 juni 2025): volledige terugbetaling van het deelnamebedrag, minus een administratieve vergoeding van €50.
- Van 60 tot 90 dagen voor het congres (van 19 juni t/m 19 juli 2025): 50% van het deelnamebedrag wordt terugbetaald.
- Van 30 tot 60 dagen voor het congres (van 19 juli t/m 18 augustus 2025): 25% van het deelnamebedrag wordt terugbetaald.
- Minder dan 30 dagen voor het congres (na 19 augustus 2025): geen terugbetaling van het deelnamebedrag. 

4.4. De Organisator behoudt zich het recht voor om het congres te annuleren in geval van overmacht of onvoldoende inschrijvingen. In dat geval wordt het volledige deelnamebedrag aan de deelnemers geretourneerd. 

4.5. Bij afwezigheid van de deelnemer tijdens of een deel van de studiereis vindt er geen restitutie van de deelnamekosten plaats. 

4.6. Bij tussentijds stoppen van deelname aan de studiereis vindt geen restitutie van deelnamekosten plaats. 

5. Wijziging van het programma
5.1. De Organisator behoudt zich het recht voor om het congresprogramma, inclusief sprekers en tijden, te wijzigen. 

5.2. In geval van wijzigingen zal de Organisator de deelnemers zo snel mogelijk informeren. 

6. Aansprakelijkheid
6.1. Deelnemers zijn zelf verantwoordelijk voor hun persoonlijke bezittingen gedurende het congres. 

6.2. De Organisator is niet aansprakelijk voor schade of verlies van eigendommen van deelnemers tijdens het congres, behalve in gevallen van opzet of grove nalatigheid. 

6.3. Deelnemers zijn verantwoordelijk voor hun eigen gezondheid en het nakomen van eventuele reis- en medische vereisten, zoals vaccinaties en reisverzekeringen. 

6.4. Aan de inhoud van de flyer of websitetekst kunnen geen rechten worden ontleend 

6.5. De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor het boeken van vluchten en/of accommodaties. 

6.6. De organisator is niet aansprakelijk voor door de deelnemer zelf gemaakte kosten voor vervoer en/of verblijf, waaronder geboekte vluchten en accommodaties. Dit geldt zowel bij annulering door de deelnemer als bij een eventuele annulering of wijziging van het congres door de organisator. 

7. Gezondheid en veiligheidsmaatregelen
7.1. De Organisator is verantwoordelijk voor het nemen van redelijke voorzorgsmaatregelen om de gezondheid en veiligheid van de deelnemers te waarborgen, rekening houdend met de lokale wetgeving en richtlijnen. 

7.2. Deelnemers dienen zich te houden aan de gezondheids- en veiligheidsmaatregelen die op dat moment van toepassing zijn (bijvoorbeeld maatregelen tegen COVID-19, indien van toepassing). 

8. Privacy
8.1. De Organisator verzamelt persoonsgegevens van deelnemers in overeenstemming met de geldende privacywetgeving. 

8.2. Persoonsgegevens worden alleen gebruikt voor het doel van de organisatie van het congres en zullen niet zonder toestemming van de deelnemer aan derden worden verstrekt.

9. Foto- en videomateriaal
9.1. Tijdens het congres kunnen er foto’s en video’s worden gemaakt van de deelnemers. Door deel te nemen aan het congres, geeft de deelnemer toestemming voor het gebruik van beeldmateriaal voor promotionele doeleinden van het congres of toekomstige evenementen georganiseerd door de Organisator. 

9.2. Indien een deelnemer niet gefotografeerd of gefilmd wil worden, dient hij of zij dit voorafgaand aan het congres aan de Organisator te melden. 

10. Toepasselijk recht
10.1. Op deze algemene voorwaarden is het Nederlandse recht van toepassing. 

10.2. Eventuele geschillen zullen uitsluitend worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland.

 Klachtenregeling Tandje erbij B.V.

1. Algemene bepaling
1.1. De Organisator streeft ernaar om het congres zo goed mogelijk te organiseren en de ervaring van de deelnemers zo prettig mogelijk te maken. 

1.2. Indien een deelnemer een klacht heeft over de organisatie, de uitvoering van het congres of andere aangelegenheden die betrekking hebben op zijn/haar deelname, kan deze klacht via de onderstaande procedure worden ingediend. 

2. Klacht indienen
2.1. De deelnemer kan een klacht indienen door deze schriftelijk of per e-mail te sturen naar het klachtencontact van de Organisator. 
- E-mail: info@tandjeerbijcongres.nl
- Postadres: mandenmaker 49, 6603 JS te Wijchen. 

2.2. De klacht dient zo gedetailleerd mogelijk te worden beschreven, inclusief:
- Een omschrijving van het probleem of de situatie.
- De datum en het tijdstip waarop het probleem zich heeft voorgedaan.
- Eventuele bewijsmaterialen (bijvoorbeeld foto’s, documenten, correspondentie, etc.).

3. Behandeling van de klacht
3.1. De Organisator zal de klacht zo snel mogelijk in behandeling nemen en de deelnemer binnen 10 werkdagen maar uiterlijk 6 weken na ontvangst van de klacht schriftelijk informeren over de ontvangst en de vervolgstappen.

3.2. Afhankelijk van de aard van de klacht zal de Organisator de situatie onderzoeken en proberen een passende oplossing te bieden. Dit kan bijvoorbeeld leiden tot een:
- Vergoeding van een deel van de kosten.
- Verplaatsing van de deelnemer naar een ander gedeelte van het congres (indien van toepassing).
- Andere redelijke oplossingen afhankelijk van de klacht.

4. Oplossing van de klacht
4.1. De Organisator streeft ernaar om een oplossing voor de klacht binnen 15 werkdagen te bieden, tenzij de aard van de klacht aanvullende tijd voor onderzoek vereist. In dat geval wordt de deelnemer binnen 15 werkdagen geïnformeerd over de vertraging en de verwachte termijn voor oplossing.

4.2. Indien de klacht naar tevredenheid van de deelnemer is opgelost, wordt dit schriftelijk bevestigd.

5. Escalatie van de klacht
5.1. Mocht de deelnemer niet tevreden zijn met de geboden oplossing, dan kan de klacht worden geëscaleerd naar een onafhankelijke derde partij. Dit kan bijvoorbeeld een ombudspersoon of klachtencommissie zijn die door de
Organisator wordt aangewezen.

5.2. De kosten van deze onafhankelijke beoordeling komen voor rekening van de Organisator, tenzij anders overeengekomen.

6. Vertrouwelijkheid en privacy
6.1. De Organisator behandelt klachten vertrouwelijk en zal ervoor zorgen dat alle betrokkenen op een eerlijke manier worden gehoord.

6.2. Persoonsgegevens die tijdens het klachtenproces worden verzameld, worden alleen gebruikt voor het oplossen van de klacht en worden niet zonder toestemming aan derden verstrekt.

7. Geen vergoeding van reiskosten
7.1. Klachten die betrekking hebben op bijvoorbeeld reis- of verblijfskosten worden alleen in uitzonderlijke gevallen in behandeling genomen en kunnen niet leiden tot vergoeding van reeds gemaakte kosten, tenzij anders aangegeven door de Organisator.

8. Slotbepaling
8.1. De Organisator behoudt zich het recht voor om deze klachtenregeling te wijzigen, maar zal de deelnemers hierover tijdig informeren.

8.2. Deze klachtenregeling is onderhevig aan de Nederlandse wetgeving en geschillen die hieruit voortvloeien kunnen worden voorgelegd aan een bevoegde rechter.
Contactgegevens voor klachten:
- E-mail: Info@tandjeerbijcongres.nl
- Telefoonnummer: +31653316165